Im heutigen Zeitalter wird es zunehmend immer wichtiger, bestimmte Aufgaben zu digitalisieren und somit zu vereinfachen. Damit mussten sich die meisten Unternehmen spätestens in der Corona-Pandemie auseinandersetzen. Unter anderem kommt man an der Einführung eines digitalen Kalenders als Online-Terminbuchungssystem nicht mehr vorbei.

Terminbuchungs-Apps sind wahre Organisationstalente. Doch woher weiß ich, welches Tool das Richtige ist? Was muss ein gutes Terminbuchungssystem haben? Hilfreiche Tipps und Empfehlungen findest du in diesem Beitrag!

Was muss ein gutes Terminbuchungstool haben?

Automatische Kalendersynchronisierung

Das wohl wichtigste Feature ist die Kalendersynchronisierung. Die meisten mittelständischen Unternehmen arbeiten bereits mit einem digitalen Kalender, z. B. von Microsoft Outlook oder Google. Damit Kunden sich nun nicht nur einen Termin bei dir buchen können, sondern du ihn auch nicht vergisst und rechtzeitig zu dem Termin erscheinst, muss dieser in deinem Kalender angezeigt werden.

Über deinen Kalender kannst du dann auch steuern, wann Interessenten und Interessentinnen sich Termine buchen können. Wenn du montags beispielsweise keine Kundentermine machst oder freitags schon nach dem Mittagessen ins Wochenende starten möchtest, kannst du diese Zeiten problemlos blocken.

Flexible Anpassungsmöglichkeiten

Oftmals kannst du digitale Tools in ihrer “Standard-Ansicht” nutzen. Damit dein Kalender allerdings auch einen Wiedererkennungswert für deine Kunden und Kundinnen hat, ist es wichtig ein paar personalisierte Anpassungen vorzunehmen. Dazu zählt z. B. die Änderung von verwendeten Farben, die Möglichkeit dein Unternehmens-Logo und ggf. sogar ein Bild der Ansprechperson einzufügen.

Praktische Erinnerungsfunktion

Im stressigen Alltag vergisst man Termine sehr schnell, weshalb du dich unbedingt für eine Software mit Erinnerungsfunktion entscheiden solltest. Interessenten geben ihre E-Mail-Adresse und erhalten dann neben der Bestätigung vor dem Termin auch eine Erinnerung zugeschickt. Einige Tools bieten sogar SMS-Erinnerungen an!

Kompatibilität & mobile friendly

Interessenten sollten möglichst bei allen “Einfallstoren” die Möglichkeit haben, sich einen Termin zu buchen. Sei es als eingebettetes Formular auf der eigenen Webseite oder nachdem man auf einer Verlinkung bei Facebook oder Instagram geklickt hat.

Darüber hinaus sollte die Terminbuchungsseite nicht nur auf dem Desktop gut aussehen, sondern auch entsprechend für Tablets und Smartphone angepasst und bedienbar sein.

Benutzerfreundliche Oberfläche und einfache Bedienung

Ein gutes Terminbuchungssystem sollte eine intuitive und übersichtliche Oberfläche bieten. Kunden und Kundinnen soll es schnell und einfach ermöglicht werden, einen passenden freien Termin zu finden und zu buchen. Außerdem sollte keine unnötigen

Im besten Fall sollte der Kunde auch die Möglichkeit haben, eine E-Mail-Adresse anzugeben, damit er eine Terminbestätigung erhält und ein paar Tage vorher automatisch daran erinnert wird.

DSGVO Konformität

Und last but not least – DSGVO-konform. Spätestens seit 2018, als die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten ist, müssen Unternehmen verstärkt auf die festgelegten Datenschutz-Standards achten und diese umsetzen. Genauso wichtig ist es, Tools zu verwenden, die die DSGVO berücksichtigt.